Theo đó, đối tượng, tiêu chuẩn được xét tặng hoặc truy tặng danh hiệu vinh dự Nhà nước “Bà mẹ Việt Nam anh hùng” được thực hiện theo Điều 2 của Nghị định số 56/2013/NĐ-CP ngày 22/5/2013 của Chính phủ và Hồ sơ, thủ tục xét duyệt được thực hiện theo Điều 4 của Nghị định số 56/2013/NĐ-CP ngày 22/5/2013 của Chính phủ, cụ thể :
1. Hồ sơ xét duyệt, gồm:
a) Bản khai cá nhân theo mẫu số 01a/BMAH; Thân nhân của bà mẹ kê khai theo mẫu số 01b/BMAH, kèm theo giấy ủy quyền theo mẫu số 02/BMAH;
b) Bản sao Bằng Tổ quốc ghi công, Giấy chứng nhận thương binh có chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.
2. Hồ sơ đề nghị xét tặng hoặc truy tặng, gồm:
a) Các giấy tờ quy định tại Khoản 1, Phần II của Hướng dẫn;
b) Biên bản xét duyệt của Ủy ban nhân dân cấp xã theo mẫu số 03/BMAH;
c) Tờ trình kèm theo danh sách theo mẫu số 04/BMAH đề nghị tặng hoặc truy tặng danh hiệu vinh dự Nhà nước “Bà mẹ Việt Nam anh hùng”.
Hướng dẫn 858 cũng nêu rõ cụ thể trách nhiệm của từng cấp, từng cơ quan, theo đó:
1. Đối với cấp xã:
UBND cấp xã tiếp nhận hồ sơ đề nghị của bà mẹ hoặc thân nhân bà mẹ, chỉ đạo các bộ phận có liên quan rà soát, tổng hợp và tổ chức cuộc họp xét duyệt hồ sơ, với các thành phần: Đại diện cấp ủy, UBND xã, Ủy ban MTTQ Việt Nam xã, Quân sự, Công an và các đoàn thể có liên quan.
Sau khi Hội đồng Thi đua - Khen thưởng họp xét duyệt, UBND cấp xã tổng hợp, hoàn chỉnh những hồ sơ đảm bảo đầy đủ thủ tục đúng quy định, trình chủ tịch UBND cấp huyện (qua Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội).
2. Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội:
- Tiếp nhận hồ sơ từ cấp xã.
- Phối hợp với Phòng Nội vụ tham mưu UBND cấp huyện tổ chức họp hội đồng thẩm định để hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội trực tiếp chuyển hồ sơ đến UBND tỉnh (qua Sở Lao động, Thương binh và Xã hội).
3. Phòng Nội vụ:
Phòng Nội vụ chủ trì, phối hợp Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội tổ chức họp hội đồng thẩm định, tổng hợp hoàn thiện hồ sơ theo quy định tham mưu UBND cấp huyện trình UBND tỉnh.
Thành phần hội đồng gồm: Đại diện lãnh đạo UBND; Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp huyện, Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội; Phòng Nội vụ; Ban Chỉ huy quân sự; Công an và các đoàn thể cấp huyện có liên quan.
4. Sở Lao động, Thương binh và Xã hội:
Sở Lao động, Thương binh và Xã hội tiếp nhận hồ sơ, tổ chức rà soát, tổng hợp hồ sơ, trình UBND tỉnh (qua Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ).
5. Sở Nội vụ:
Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ tiếp nhận hồ sơ thẩm định, tham mưu UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Nước xét tặng, truy tặng danh hiệu vinh dự Nhà nước "Bà mẹ Việt Nam anh hùng".
Ngoài ra Hướng dẫn 858 còn nêu lên một số điểm cần lưu ý để từng cơ quan, từng cấp rõ hơn trong việc nhận hồ sơ đó là:
1. Thời gian nộp hồ sơ:
Hồ sơ gửi về Sở Nội vụ (qua Ban Thi đua - Khen thưởng) theo thời gian sau:
Đợt 1: Trước ngày 30 tháng 01: Để xét tặng, truy tặng dịp ngày giải phóng Miền Nam 30 tháng 4;
Đợt 2: Trước ngày 30 tháng 5: Để xét tặng, truy tặng dịp ngày Quốc khánh 02 tháng 9;
Đợt 3: Trước ngày 01 tháng 10: Để xét tặng, truy tặng dịp ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam 22 tháng 12.
2. Số lượng hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh: Lập hồ sơ hoàn chỉnh (06 bộ), gồm:
- Tờ trình của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đề nghị tặng hoặc truy tặng danh hiệu vinh dự Nhà nước “Bà mẹ Việt Nam anh hùng” (Lập riêng danh sách đề nghị tặng, danh sách đề nghị truy tặng);
- Biên bản họp xét duyệt của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;
- Hồ sơ của bà mẹ.
- Tại bản khai cá nhân (hoặc bản khai thân nhân), người làm bản khai kê khai đầy đủ chi tiết, không để trống cột nào, tùy vào thực tế của từng hồ sơ bà mẹ để liệt kê các phần giấy tờ làm căn cứ xét duyệt. Người làm bản khai phải ghi rõ bà mẹ thuộc đối tượng nào theo quy định của Nghị định; như: Về trường hợp con nuôi; tình hình thân nhân; hiện mẹ sống với ai.
- Trường hợp người kê khai không lưu giữ được giấy tờ làm căn cứ xét duyệt theo quy định tại Khoản 1, Phần II của Hướng dẫn: Có đơn gửi Giám đốc Sở Lao động, Thương binh và Xã hội xác nhận để làm căn cứ (Có mẫu đính kèm và được xác nhận trước khi lập hồ sơ gửi UBND cấp xã).
- Đối với những trường hợp họ và tên, năm sinh của bà mẹ ở bản khai cá nhân (hoặc bản khai thân nhân) không thống nhất với hồ sơ liệt sỹ cần phải có chứng thực của Công an hoặc xác nhận của Chính quyền địa phương cấp xã (trước khi lập hồ sơ gửi UBND cấp xã). Trường hợp cần xác minh về thái độ chính trị của bà mẹ cần phải có xác minh của Công an cấp huyện.
- UBND cấp xã trong quá trình thẩm định và xét duyệt hồ sơ, cần chú ý về hoàn cảnh gia đình, mối quan hệ của liệt sỹ, thương binh đối với bà mẹ cho phù hợp, đúng đối tượng với Khoản 1, Điều 2, Nghị định số 56/2013/NĐ-CP của Chính phủ và tại Tờ trình, Biên bản kết luận của cấp xã tùy theo từng trường hợp của bà mẹ để đề nghị tặng hay truy tặng cụ thể.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ theo quy định, Ủy ban nhân dân cấp xét duyệt trả lại hồ sơ và thông báo lý do bằng văn bản. Trường hợp hồ sơ chưa rõ ràng thì yêu cầu kiểm tra, xác minh làm rõ.
Đây là văn bản hướng dẫn liên ngành đầu tiên quy định khá chi tiết và rõ ràng về quy trình hồ sơ, trình tự, thủ tục thực hiện đề nghị tặng hoặc truy tặng danh hiệu vinh dự Nhà nước “ Bà mẹ Việt Nam anh hùng” trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.