Chữ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ
Nghị đinh 130 quy định, các loại hình giao dịch điện tử của cơ quan Đảng, Nhà nước nếu áp dụng chữ ký số thì sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.
Theo đó, Ban Cơ yếu Chính phủ có trách nhiệm quản lý, duy trì, vận hành hệ thống kỹ thuật để cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ cho các cơ quan Đảng và Nhà nước; tự cấp chứng thư số cho mình; xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức hướng dẫn quy trình nghiệp vụ về việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ kỹ số chuyên dùng Chính phủ;
Định kỳ hàng năm, Ban Cơ yếu Chính phủ sẽ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân báo cáo và tổ chức tổng kết công tác quản lý, triển khai sử dụng chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số trong các cơ quan Đảng, Nhà nước. Nghị định 130 cũng quy định, Nhà nước sẽ bố trí, đảm bảo nhân sự, kinh phí và trụ sở làm việc để đảm bảo triển khai các nhiệm vụ theo quy định.
Các dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho Chính phủ gồm: Tạo và phân phối các cặp khóa, cấp chứng thư số, gia hạn chứng thư số, thay đổi thông tin chứng thư số, thu hồi chứng thư số, khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật, dịch vụ công bố và duy trì trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số, dịch vụ kiểm tra chứng thư số trực tuyến, cấp dấu thời gian.
Thiết bị USB-Token
Thiết bị USB-Token là thiết bị lưu trữ chứng thư số và khóa an toàn, khi đăng ký chứng thư số, mỗi người sử dụng sẽ được cấp phát một thiết bị USB-Token.
Thiết bị USB-Token chứa thông tin của cá nhân, tổ chức dùng để định danh cá nhân, tổ chức đó trên môi trường mạng.
Người sử dụng: Là cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc Thông tấn xã Việt Nam được cấp chứng thư số của Ban Cơ yếu Chính phủ để phục vụ công việc.
Ký số là việc sử dụng công cụ (phần mềm chuyên dụng) để gắn thông tin của cá nhân, tổ chức đó vào file văn bản cụ thể.
Trình tự nhận văn bản đến tại các đơn vị
Bước 1: Văn bản được văn thư tiếp nhận, nếu là văn bản giấy thì kiểm tra tính hợp lệ và chuyển sang Bước 2 (Số hóa văn bản). Nếu là văn bản điện tử thì Văn thư kiểm tra, xác thực chữ ký số bằng phần mềm và chuyển sang Bước 3, (xác thực chữ ký số xem mục 4.). Nếu chữ ký số không hợp lệ, loại bỏ văn bản đó đồng thời báo lại bên gửi để ký và gửi lại.
Bước 2: Số hóa văn bản, scan văn bản, đặt tên file và lưu trữ theo quy định.
Bước 3: Văn thư chuyển văn bản theo luồng xử lý văn bản trong phần mềm Quản lý văn bản và theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức.
Ký số văn bản điện tử hoàn toàn
Quá trình soạn thảo, lấy ý kiến góp ý và chỉnh sửa văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị được tiến hành thông qua luồng xử lý văn bản đi trong phần mềm Quản lý văn bản hoặc thông qua hình thức gửi qua Email công vụ. Sau khi hoàn chỉnh dự thảo văn bản, trình tự ký số và phát hành văn bản điện tử được thực hiện như sau:
Bước 1: Văn bản đã hoàn thiện về nội dung chờ phát hành: Văn bản cuối cùng được lãnh đạo đồng ý phát hành được chuyển đến Văn thư. Văn thư lấy số, điền số vào file văn bản word rồi chuyển thành file .PDF, cập nhật lại hệ thống và chuyển cho các lãnh đạo có liên quan ký số theo trình tự (theo luồng ký văn bản trong phần mềm QLVB hoặc thông qua gửi nhận email công vụ.)
Bước 2: Các Lãnh đạo có liên quan nhận văn bản PDF, ký số trên tệp PDF rồi cập nhật lại tệp PDF đã ký lên hệ thống QLVB, hệ thống QLVB sẽ tự động chuyển đến người ký tiếp theo hoặc chuyển cho Văn thư (nếu đã đầy đủ chữ ký). Trường hợp gửi qua hệ thống thư điện tử công vụ, các lãnh đạo liên quan sau khi ký số thì chuyển lại văn bản cho văn thư.
Bước 3: Văn thư xác nhận lại chữ ký của lãnh đạo đơn vị trên tệp PDF. Đối với văn bản cần ký số của tổ chức thì văn thư thực hiện ký số của tổ chức, nếu không cần thì bỏ qua việc này. Sau đó, Văn thư thực hiện gửi văn bản tới nơi nhận thông qua phần mềm QLVB hoặc qua hệ thống email công vụ.